若手ビジネスパーソンの引き継ぎトラブルと解決策を探る

新年度の引き継ぎトラブルとその解決策

新年度が始まると、多くの企業で新入社員の受け入れや部署異動が行われます。その際、職場では活気が生まれる一方、業務の引き継ぎが円滑に進まないこともあります。最近、株式会社ヌーラボが行った調査によると、20歳から25歳の若手ビジネスパーソンのほぼ半数が、業務引き継ぎでの困難を経験していることが明らかになりました。

調査の背景と目的

新年度に伴う異動や組織変更は、業務フローや担当者が変わるため、引き継ぎの質が新しい担当者の業務効率に大きく影響します。これまでの職務を引き継いだ新入社員が、前任者から十分な情報を得ずに業務を進めることがあるため、「どこから手をつければよいのか分からない」「必要な情報が不足している」などの問題が発生し、業務の停滞を招く危険性すらあります。

このような現状を受けて、ヌーラボでは約600名の若手ビジネスパーソンを対象に、具体的な引き継ぎの課題と、その改善策に焦点を当てて調査を実施しました。

引き継ぎでのトラブル事情

報告によると、47.8%の回答者が「引き継ぎで困った経験がある」と答えています。特に、情報の不足が不安のもととなっており、46.3%が必要な情報の共有が不十分であると感じています。また、過去のタスクや業務内容の不明瞭さや資料の管理不備も27.3%の回答者にとって重要な問題となっています。このような困難は、口頭での引き継ぎに依存している職場環境に起因するため、必要なデジタルツールを用いることが急務と言えるでしょう。

効果的な引き継ぎを実現するために

今回の調査から明らかになった、引き継ぎトラブルを防ぐためのキーポイントは以下の3つです。
1. コミュニケーションルールの策定（31.2%）
2. 役割分担の明確化（26.2%）
3. タスクの見える化（24.8%）

これらを実行することで、新しい担当者が抱える不安を軽減し、業務の進捗をスムーズに進める環境を作ることができます。

例えば、チーム内での役割分担を明確にし、各メンバーが何を行うべきかを明確にすることで、業務の停止を防ぎ、高い生産性を維持できるでしょう。また、業務フローの可視化やマニュアルの整備を進めることで、新しいメンバーが迅速に業務に適応できるようになるはずです。

システム導入のすすめ

業務の引き継ぎを効果的に行うためには、マニュアルやデジタルツールを利用した業務履歴の整備が不可欠です。ツールの一つとしておすすめなのが、株式会社ヌーラボが提供している「Backlog」です。これは、チーム全体で業務管理を行うのに最適なプロジェクト管理ツールで、情報の可視化やタスクの進捗管理をサポートします。

最後に

新年度のスタートに伴い、職場での引き継ぎトラブルを未然に防ぎ、生産性を向上させるためには、職場の情報共有や業務管理の見直しが必要です。コミュニケーションルールの策定やタスクの見える化を通して、チーム全体の連携を強化し、より良い環境を整えることが望まれます。この点に注視し、業務の属人化を防ぐ取り組みが重要です。新しいメンバーが安心して業務に入れるような職場環境を構築していきましょう。