「ムダな会議」を防ぐために見直すべき図の力とは？

ビジネスの現場において、会議の生産性は常に議論の的です。最近発表された株式会社ヌーラボの調査によると、約6割のビジネスパーソンが「ムダな会議」を実感しています。参加者は長時間の議論の末に何も決まらなかったり、結論が後日覆ることに疑問を持っています。特に、結論が出ずに堂々巡りになる会議が多く、その結果、ビジネスの進行やチームの信頼関係に悪影響を及ぼすことが懸念されています。

ムダ会議を引き起こす要因

調査結果から明らかになったのは、ムダ会議の要因として「結論が出ない」という問題が58.2%と最も多いことです。次に「決まった内容が覆る」ことが40.4%、そして「曖昧なまま終わる」が31.5%の割合を占めています。このような会議は単なる時間の無駄に留まらず、チーム全体の信頼関係を損ない、モチベーションの低下にも直結します。したがって、働き方改革の推進が求められる中、会議の質を見直す必要があります。

では、会議を円滑に進めるためにビジネスパーソンたちはどのような工夫を行っているのでしょうか？

図を活用した会議の効果

調査によれば、会議を効率的に進める方法として「論点を整理する」や「目的を明確に共有する」などのテクニックが多く見られます。その中でも注目すべきは、図を使ったコミュニケーションの重要性です。図を活用することで、参加者同士の認識が一致しやすくなるという実感を持つ人が多く、約65.5%が「図があって助かった」と回答しています。

この結果は、図が議論の全体像を示し、誤解や認識のズレを減少させる役割を担っていることを示唆しています。視覚的に情報を整理することで、複雑な関係性を理解しやすくし、会議の生産性向上に寄与しているのです。しかし、生成AIを使った図作成は利用者の20.7%にとどまり、その中で多くが“不便さ”を経験していることも浮き彫りになりました。

生成AIの現状と未来

生成AIを利用した図作成についての調査結果では、約83.9%が「不便さ」を感じており、理由には「実際に会議での使用が難しかった」ことが挙げられます。しかし、生成AIは“たたき台”としての機能を持ち、今後の技術進化や使い方次第で活用の幅が広がる可能性があります。今後はこの技術がどのように進化し、人間のコミュニケーションと結びつくかがカギとなるでしょう。

Cacooの活用

オンラインホワイトボードツール「Cacoo」は、会議の“もやもや”を解消するための強力なツールです。チーム全員がリアルタイムで図を描いたり編集したりできるため、認識のズレを未然に防ぐことが可能です。Cacooを活用することで、情報の共有がスムーズになり、議論の質が向上することが期待されます。図を使って伝えることが容易になれば、チーム全体の目的意識を揃えていくことも可能です。このように、コミュニケーションの質を高め、より効果的な意思決定を行える環境を整えるために、図を意識的に活用することが重要です。